Comité de suivi de thèse (CST)
Mise en oeuvre du comité de suivi depuis le 01 octobre 2017
Document de référence à lire attentivement et disponible en cliquant sur ce lien.
Campagne 2022
L'ED 520 a décidé du calendrier et des modalités suivantes :
Campagne de CST ouverte dès janvier 2022 jusqu'au 08 juillet 2022.
Modalités : les CST pourront se dérouler par visioconférence, échanges téléphoniques ou, selon les cas, uniquement par examen d'un dossier écrit sans présentation orale. Chaque DT établira, en accord avec son doctorant, le dispositif le plus adapté.
Retour des rapports CST (complétés et dûment signés par toutes le parties) au secrétariat de l'ED 520 (dir-ed520-secretariat@unistra.fr) pour le 8 juillet 2022.
A titre exceptionnel uniquement (raison de santé, CRCT du DT) pour les CST ne pouvant se tenir sur cette période de janvier 2022 au 08 juillet 2022, la date limite de remise du rapport CST est portée au 16 septembre 2022. Si le report de CST est demandé pour raison de santé impérieuse, l’administration attendra le certificat médical d’arrêt de travail en faisant foi.
Rappel important : la date limite pour l'inscription administrative (IA) est le 30 septembre 2022 (date fixée par le Collège doctoral). Les réinscriptions sur Amethis pourront se faire à partir de mi juin (date à confirmer) afin que les dossiers soient traités et validés pour permettre ensuite aux doctorantes et doctorants de procéder à leur inscription administrative (IA) - date limite 30 septembre 2022.
Principes
Selon l’arrêté du 25 mai 2016 - article 13, fixant le cadre national de la formation et les modalités conduisant à la délivrance du diplôme national de doctorat : « Un comité de suivi individuel du doctorant veille au bon déroulement du cursus en s'appuyant sur la charte du doctorat et la convention de formation. Il évalue, dans un entretien avec le doctorant, les conditions de sa formation et les avancées de sa recherche. Il formule des recommandations et transmet un rapport de l'entretien au directeur de l'école doctorale, au doctorant et au directeur de thèse. Il veille notamment à prévenir toute forme de conflit, de discrimination ou de harcèlement ».
À cette fin, le comité de suivi :
- prend connaissance du travail du doctorant :
- en assistant à une présentation orale ou
- en lisant un document écrit préalablement envoyé par le doctorant
- s’entretient avec le doctorant seul
- s’entretient avec le directeur de thèse seul (Il est présent lors de la présentation du travail par le candidat mais se retire pour l’entretien du doctorant avec les membres du comité)
Périodicité
Au minimum avant la réinscription en 3ième année - et avant la fin de la 2e année de doctorat, et au-delà, au moins une fois par an et jusqu’à la validation de la composition du jury.
NB : La validation du jury de soutenance par l’ED dispense le doctorant de son comité de suivi = les doctorants qui soutiendront cette année(ie jusqu'au 30/09/2022) sont dispensés de le passer.
Concerne la promotion de doctorants admis en 1ère année (2020) et les doctorants des années supérieures (à partir de l’inscription en D3).
La période de fonctionnement des comités de suivi de thèse : voir point cité plus haut 'Calendrier et date limite'.
En cas de nécessité le comité de suivi de thèse pourrait se réunir en dehors de l’entretien annuel, à l’initiative du doctorant ou des autres membres.
NB : Cette procédure remplace le bilan à mi-parcours.
Rôle du comité de suivi de thèse
- Pour le doctorant
- apporter, en complément du directeur de thèse, une contribution constructive, au suivi du travail de recherche et faire des suggestions sur son parcours doctoral (choix des formations, vérification l’adéquation du parcours aux objectifs professionnels du doctorant, etc.),
- plus largement aborder toute question relative au déroulement de la thèse.
- Pour l’encadrant et la structure d’encadrement (directeur de thèse, directeur de l’unité de recherche, direction de l’école doctorale)
- renforcer les fonctions de tutorat et d’accompagnement doctoral que le directeur de thèse a pour mission d’assurer.
Organisation et déroulement de la procédure
- 8 semaines avant la tenue du comité de suivi de thèse
Le doctorant et son directeur de thèse font une proposition de composition du comité de suivi à la direction de l’unité de recherche avant les réunions.
Le doctorant demande leur accord aux membres du comité de suivi et réunit les conditions matérielles permettant le bon déroulement du comité (réservation d’une salle pour l’entretien en voyant avec l'UR si une salle est disponible, ou la DALI (Direction des Affaires Logistiques Intérieures de l'université - dali-gestionsalles@unistra.fr) (mise en place de systèmes de visio-conférences, le cas échéant, etc.).
- 4 semaines avant la tenue du comité de suivi de thèse le doctorant envoie aux membres de son CST un état d’avancement de son travail, validé par son directeur, comprenant :
- le titre de la thèse, la problématique, la méthodologie
- la présentation du corpus de travail (en l’état)
- l’état d’avancement et le calendrier prévisionnel
- la liste des formations suivies jusqu'à la date du CST et celles qui sont prévues au cours de l'année (en précisant le volume des heures en disciplinaire et en transversal).
- Déroulement du comité de suivi
(Extrait du document pdf "Mise en œuvre du CST" du 01/10/2017)
"Le doctorant expose ses travaux devant le comité de suivi puis répond aux questions des membres du comité. Le ou les directeur(s) de thèse assiste(nt) à la présentation et à la discussion. Cette discussion se poursuit par un entretien individuel avec le doctorant et un entretien individuel avec le directeur de thèse. En cas d’organisation différente, le directeur de thèse doit fournir un avis écrit sur l’avancée du travail de son doctorant.
Le rapport du comité de suivi complété et signé doit être transmis à l’école doctorale de rattachement du doctorant dans un délai maximum de 15 jours et est porté à la connaissance du doctorant et du directeur de thèse qui ont un droit de réponse."
Composition du comité de suivi de thèse
(Extrait du document pdf "Mise en œuvre du CST" du 01/10/2017)
- "Au minimum 2 enseignants/chercheurs ou chercheurs (émérite accepté) non impliqués
dans le projet du doctorant.
- Au moins 1 membre est titulaire de l’HDR,
- Au moins 1 membre du comité est extérieur à l’unité de recherche du doctorant (et du
co-directeur de thèse le cas échéant).
- En accord avec la composition définie dans la convention individuelle de formation du
doctorant."
***
NB : Les frais de déplacement des comités de suivi sont à la charge des unités de recherche.
NB : Le comité de suivi peut faire usage des modalités de visio-conférence. Il ne nécessite pas la présence in situ de tous les membres : il peut se dérouler par les moyens de communication audio-visuelle tels que skype, renater, etc. Tous les membres du CST doivent être co-présents et rendent un rapport unique.
Chaînes de décisions
- Si le directeur de thèse et le comité de suivi de thèse rendent un avis favorable à la poursuite du doctorat, le doctorant peut s’inscrire administrativement dans l’année suivante.
- En cas d’avis réservé du directeur de thèse et du comité de suivi de thèse, le candidat peut s’inscrire administrativement dans l’année suivante, en sachant qu’il dispose d’une année pour réorienter convenablement sur la forme et le fond son travail de recherche.
- En cas d’avis négatif du directeur de thèse et du comité de suivi de thèse, il revient au conseil de l’ED de décider ou non de l’arrêt de la thèse.
- En cas d’avis divergents entre le directeur de thèse et le comité de suivi de thèse, le cas est soumis au Conseil de l’ED qui rend son arbitrage.
Rapport et transmission à l'ED
Le rapport conditionne la réinscription du doctorant pour l’année suivante.
Le comité de suivi de thèse remplit le formulaire faisant état de ses commentaires et recommandations, fait signer ce formulaire par le doctorant et transmet le document signé au directeur de thèse qui, après l’avoir signé, le transmet au Directeur de l’Unité de Recherche.
Directeur de l’Unité de Recherche transmet les rapports CST signés par les différentes parties (D, DT et UR) à l’École doctorale.